La gestion de la trésorerie est cruciale pour une entreprise, en particulier pour une PME qui est très vulnérable aux retards d’encaissement de ses clients. La trésorerie correspond aux liquidités dont a besoin n’importe quelle entreprise pour continuer à payer ses dettes (salaires, fournisseurs, charges, achats, créances …) en attendant d’être payée par ses clients pour les prestations effectuées. Durant cette période d’inertie, l’entreprise doit avoir un matelas financier suffisant : le Fonds de Roulement, pour continuer de fonctionner correctement. C’est pourquoi la gestion du recouvrement des créances est stratégique au sein d’une PME : elle ne s’improvise pas, elle s’organise et s’anticipe. Comment justement optimiser le recouvrement ? Quels garde-fous mettre en place ? Quelles sont les bonnes pratiques ?
1. Anticiper le recouvrement des créances
Un maître mot : l’anticipation. Il faut organiser le recouvrement des créances comme une activité stratégique dont dépend la bonne marche de l’entreprise. N’attendez pas le délai de paiement qui ne peut en général excéder 60 jours pour relancer vos clients. D’ailleurs, selon les statistiques, 60% des règlements émis interviennent au-delà de cette période. Une bonne pratique consiste donc à appeler le client avant l’échéance de paiement. Pourquoi ? Car, outre le fait de vous assurer que votre client est bien organisé pour vous payer dans les temps, c’est une opportunité de recueillir son niveau de satisfaction, voir même de déceler de nouveaux besoins. Et si votre client trouve votre appel déplacé, expliquez-lui justement qu’il s’agit d’un appel pour mesurer sa satisfaction.
Autre intérêt : « soulever un lièvre ». Votre client peut vous faire part de problèmes : une erreur sur la facture, un courrier qui n’arrive pas au bon destinataire dans l’entreprise…. Vous pouvez dès lors rectifier le tir. Mais il peut aussi émettre des réserves qui expliquent son peu d’empressement à vous régler : un retard dans la livraison, une erreur dans la quantité ou une prestation/service qu’il estime insuffisant(e). Dans ce dernier cas, votre relance permettra de renouer le dialogue avec votre client et de remédier au problème incriminé en avertissant vos collaborateurs.
2. Trouver une solution quand le délai de paiement est dépassé aidera à améliorer le recouvrement des créances
Mieux vaut intervenir rapidement que de laisser le temps s’écouler si le client ne vous toujours pas payé. La tenue d’un tableau de bord des impayés est nécessaire : d’une part pour le pilotage financier de l’entreprise, et ensuite pour agir immédiatement en adressant un premier courriel de relance – il existe d’ailleurs des solutions logicielles qui permettent des relances automatiques, avant même le premier retard de paiement. Relancez par téléphone votre client après ce premier email, ou déplacez-vous dans l’entreprise pour comprendre et analyser les raisons de ce retard, avant de faire une relance par courrier.
Si vos relances s’avèrent vaines, il convient alors d’envoyer une mise en demeure par courrier recommandé. Gardez-à l’esprit qu’il y a toujours une raison qui explique l’attitude de votre client. Enquêtez pour la découvrir de façon à décider de la prochaine action à envisager. Soit dans le but d’une conciliation à l’amiable, ou malheureusement d’une procédure judiciaire.
Pour conserver de bonnes relations commerciales avec votre client, il est préférable de favoriser une négociation à l’amiable. Dans 80 % des cas, il s’agit de la meilleure option pour recouvrer vos impayés. Si vous optez pour ce mode de résolution, il vous faudra faire preuve de diplomatie et d’un talent de négociateur. En général, cette démarche se fait lors d’une rencontre physique avec le débiteur. Vous pouvez aussi jouer l’effet de surprise en passant à l’improviste. Dans tous les cas, vous pourrez « mettre les choses à plat » pour trouver une solution qui satisfasse les deux parties.
3. Faire appel à un professionnel pour améliorer le recouvrement des créances
Si vous n’arrivez pas à vous mettre d’accord avec votre débiteur, vous pouvez solliciter l’intervention d’un professionnel du recouvrement des créances… Avant d’en arriver là, laissez-vous une dernière chance en proposant la mise en place d’un échéancier de paiement avec des conditions qui seront clairement explicitées sur vos factures, ou lors de la renégociation d’un contrat. Les modalités de paiement et les pénalités de retard devront y figurer.
Pourquoi faire appel à un intermédiaire pour le recouvrement de vos créances ? Toujours dans le but de favoriser un règlement à l’amiable. Il/Elle dispose d’un bagage juridique et d’un art de la négociation éprouvé. Leur neutralité rassure les deux parties et leur souci pour faire émerger une solution acceptable par tous permet d’engager une négociation dans un climat serein. Ce spécialiste saura manier avec subtilité écoute et fermeté.
Pour conclure, rappelez-vous que vous devez conserver l’ensemble des justificatifs (devis, facture, bon de commande, relance, bon de livraison, contrat) qui vous serviront à authentifier votre prestation dans un règlement à l’amiable ou devant un tribunal. N’en faites surtout pas l’économie avec un client fidèle avec qui vous entretenez de bonnes relations. En la matière, seuls les justificatifs comptent. Vous pouvez aussi exiger de votre client des garanties comme une caution bancaire, par exemple, pour garantir le paiement des créances.
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