Comment organiser l’entretien annuel à distance ?

Comment organiser l’entretien annuel à distance ?

Les nouvelles conditions liées à la crise sanitaire obligent les managers et la fonction Ressources Humaines à se professionnaliser pour réaliser les entretiens annuels à distance.

La communication lorsqu’elle est à distance…

Que vous soyez salarié ou manager, les modalités de communication en visioconférence ne sont pas les mêmes que lors d’un entretien physique classique. Se faire comprendre par caméra interposée est un exercice difficile : alors que la communication orale ne représente que 20 % de la compréhension d’un message, l’absence de gestuelle constitue un frein considérable à la compréhension du discours.

En entretien à distance, veiller à simplifier la façon dont les choses sont présentées, ne pas hésiter à les répéter et surtout s’assurer que la personne a bien compris le contenu du message. Sans la palette d’outils de communication habituelle, il faut être vigilant aux mots et au ton utilisés pour limiter le risque d’incompréhension avec le collaborateur ou la collaboratrice.

Pendant l’entretien : ne pas faire l’impasse sur cette période inédite

Cet entretien devra également s’étoffer, il est l’occasion de revenir sur les multiples contraintes induites par la crise sanitaire. L’entretien doit permettre au salarié de s’exprimer sur son ressenti pendant le confinement, ses besoins en termes d’organisation et de qualité de vie au travail.

Pourtant, l’entretien reste un moment anxiogène et la distance pourrait complexifier les choses. Certains salariés peuvent être désorientés par leurs conditions de confinement d’une part, mais aussi par le télétravail d’autre part. Il est important de se montrer attentif et bienveillant envers les salariés qui peuvent se trouver dans une situation psychologique difficile. Cela ne doit pas pour autant empêcher de dire les choses objectivement et de faire un bilan de l’année en soulevant les points de progression du salarié.

Nous rappelons ici quelques règles basiques pour cet entretien plus complexe cette année puisqu’il se fera probablement à distance.

Pour le manager, la préparation de l’entretien est encore plus importante que d’habitude

Il va être nécessaire de faire le point avec son collaborateur de la meilleure façon (à distance ou en présentiel) et le bon moment de la journée pour faire l’entretien en fonction de la situation de la personne (personnelle, familiale ou autre).

Le manager se doit de faire un point sur les modalités de cet entretien :

• Veiller à ce que l’entretien d’évaluation à distance soit aussi bien structuré que s’il avait été réalisé en présentiel : la visioconférence ne doit pas impacter sa rigueur ni sa qualité;
• Clarifier une date entre les deux parties au moins 15 jours à l’avance (pour faciliter la préparation de l’entretien) ;
• Prévoir une durée pertinente pour l’entretien 1h à 1h30 maximum ;
• Réfléchir à l’ensemble des thèmes à aborder en se référant notamment au dossier de l’année précédente, aux résultats concrets obtenus, à des faits précis, aux réussites et difficultés éventuelles rencontrées, aux besoins de formation ;
• Réfléchir à de nouvelles orientations (objectifs, projets…) et perspectives d’avenir.

Pour le collaborateur, la préparation est également précieuse

Le collaborateur se doit de bien préparer l’entretien aussi de son côté :

• Vérifier auprès de son manager les modalités de cet entretien : présentiel ou à distance, ne pas hésiter à indiquer à son manager si l’entretien à distance pourrait être un problème (outils, contexte personnel)
• Prévoir un temps de préparation suffisant et le planifier dans son agenda.
• Identifier les informations objectives qui peuvent aider à présenter son travail et les questions à aborder lors de l’entretien (le dossier de l’année précédente et la fiche de poste peuvent y aider) ;
• Faire le bilan de l’année, ses réussites, ses difficultés rencontrées, ses activités les mieux et les moins bien appréhendées.
• Réfléchir à ce qui est attendu de l’entretien et ce qui peut en ressortir.
• Préparer des propositions d’orientations, d’objectifs (et les moyens qui semblent nécessaires), formaliser les souhaits de développement, d’évolution et de formation.

S’assurer que les outils fonctionnent correctement :

• S’assurer du bon fonctionnement des outils de visio conférence pour que la discussion soit claire et sans interruption afin de permettre le passage des messages au cours de l’entretien.
• Ne pas hésiter à le reporter en cas de défaillance des outils au cours de l’entretien.

L’attitude du manager pour favoriser le climat de confiance.

Tout l’enjeu sera donc de créer un climat de de confiance pour que le salarié puisse dire ce qui lui tient à cœur. Bienveillance, empathie, écoute, rester factuel, dire les choses même si elles ne sont pas agréables, le manager doit rester dans son rôle. Le message est plus difficile à faire passer, d’autant qu’à distance, il peut être ressenti plus durement et susciter de l’incompréhension voire même de la susceptibilité. Dans ce cas, il ne faut pas hésiter à revenir aux fondamentaux de l’entretien, en donnant des éléments factuels sur un ton respectueux mais ferme.

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