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Pourquoi choisir une solution hébergée dans le cloud pour gérer la paie ?

Pourquoi choisir une solution hébergée dans le cloud pour gérer la paie ?
La crise sanitaire a occasionné la mise en place du dispositif exceptionnel de chômage partiel dans bon nombre d’entreprises. Une disposition qui impacte le métier de gestionnaire de paie, car elle intègre de nouveaux calculs, comme la réduction des charges sociales pour le salarié ; en plus de faire apparaître de nouvelles lignes sur le bulletin de paie. Magnanime, le Gouvernement a laissé 12 mois aux entreprises à compter du 26 mars 2020 pour changer les fiches de paie et les mettre en conformité avec le droit en vigueur.

Pour éditer le bulletin de paie, les entreprises ont le choix entre 2 solutions : réaliser les bulletins de paie en interne « on premises » (modèle de déploiement on Site), c’est-à-dire à l’aide d’un logiciel installé sur les serveurs de l’entreprise, ou externaliser le service via une application en mode SaaS accessible à distance dans le cloud. L’exemple ci-dessus ferait pencher la balance pour la seconde solution, puisqu’elle a laissé à tous les éditeurs de logiciels de paie la responsabilité de mettre à jour leurs solutions pour intégrer les modifications légales liées à la crise… Mais quels sont les autres avantages, pour une entreprise, de faire le choix d’une solution hébergée dans le cloud.

1. Une solution agile et facile d’accès

Un gros avantage d’une solution externalisée en mode SaaS (Software as a Service ou Logiciel en tant que Service) est son agilité lorsqu’il faut changer des paramètres importants. Une reconfiguration des bulletins de paie se fait à distance par l’éditeur du logiciel. Ce qui évite à l’entreprise de mobiliser du temps en présentiel avec un technicien Souvent, les entreprises qui hébergent la solution d’un éditeur de paie ont dû mettre les mains dans le cambouis pour changer elles-mêmes certains paramètres en fonction des contraintes juridiques, comme dans le cas du chômage partiel.

L’hébergement de la solution dans le cloud permet aussi à différents collaborateurs de l’entreprise de se connecter pour faire des modifications, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. L’utilisateur dispose d’un espace sécurisé accessible 24h/24, 7j/7 et peut travailler depuis n’importe quel support : ordinateur, smartphone ou tablette. Une souplesse d’utilisation précieuse au moment où le télétravail se développe !

2. Maintenance, exploitation et hébergement assurés

Autre avantage de choisir une solution en mode SaaS : gagner du temps et de l’argent. L’entreprise n’a pas à acquérir de matériel (infrastructures, serveurs) et n’a pas à mobiliser des compétences informatiques pointues en interne pour installer la solution. Autre point critique : le client n’a pas à assurer la maintenance, l’exploitation et l’hébergement de la solution. Inversement, dans le cas d’une solution hébergée sur le site de l’entreprise, c’est à cette dernière de s’assurer du fonctionnement correct du logiciel, et de mettre en place toute l’organisation du traitement de l’information (processus et management des ressources humaines nécessaires).

À première vue, on serait tenté de penser que le pilotage d’un logiciel en interne n’est pas chose impossible à faire. Mais à y regarder de près, l’intégration de logiciels en mode licence peut s’avérer chronophage. L’entreprise doit en effet configurer ses machines ; et aussi des connecteurs pour transférer ses données comme des données de périphérique ou d’utilisateur, dans la nouvelle plateforme. Elle doit aussi souvent former son personnel. Au final, le déploiement d’une solution en mode SaaS s’avère généralement moins coûteuse et plus rapide.

3. La sécurité des données

Une application SaaS, téléchargeable et accessible via le web, garantit à l’utilisateur de toujours travailler sur la dernière version. Autrement dit, ce qu’on appelle les solutions SIRH (pour Système d’Information Ressources Humaines) en mode SaaS présentent l’avantage de s’adapter continuellement aux changements du métier RH.

Les entreprises sont de plus en plus exposées aux attaques des cyberpirates. Or, les données RH, notamment celles concernant la paie, sont très sensibles. En choisissant une solution en mode SaaS, c’est l’éditeur, professionnel de l’informatique et des réseaux, qui garantit à l’entreprise la sécurité et la sauvegarde de ses données. De plus, l’éditeur paramètre, à la demande de l’entreprise, les utilisateurs qui ont accès à la solution. Un bon moyen d’éviter que des données confidentielles n’atterrissent dans des mains mal intentionnées, ou soient visibles de personnes qui n’ont pas à y avoir accès.

La gestion de la paie via une solution hébergée dans le cloud présente de nombreux avantages. Elle évite un investissement financier et humain à son démarrage. Elle oblige aussi l’éditeur de la solution à faire des mises à jour légales de l’outil en fonction de l’actualité RH, et à sécuriser les données de l’entreprise qu’il héberge. Avec le développement du télétravail, les collaborateurs d’une entreprise ont accès à leur bulletin de paie à distance. Les gestionnaires de paie privilégient de plus en plus cette solution qui leur libère du temps pour se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.

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