Pourquoi appliquer la méthode SCRUM ?
Parmi les méthodes de travail agiles, la méthode SCRUM est une des plus employées au monde. Signifiant littéralement “mêlée”, elle symbolise, comme au rugby, l’acte de lancer régulièrement une nouvelle phase de jeu/développement pour repartir sur d’autres bases. Ainsi, les équipes qui utilisent Scrum se réunissent lors d’une réunion de synchronisation, appelée mêlée quotidienne, afin de faire le point sur l’avancée d’un projet.
Concrètement, une équipe de développement part de besoins préalablement définis pour créer ou améliorer un produit/service, et procède par étapes successives appelés “Sprint”. Chaque étape fait l’objet d’un bilan (“revue du sprint”) qui valide les avancés et planifie le prochain sprint avec de nouvelles fonctionnalités et objectifs à atteindre. Une équipe Scrum est auto-organisée et pluridisciplinaire avec des rôles bien définis.
Le Product Owner s’assure que l’équipe de développement répond au cahier des charges et défini et répond à la vision de ce que doit être le nouveau produit/service. Le Scrum Master joue le rôle de facilitateur, s’assurant d’une communication et collaboration efficaces au sein de l’équipe de développement. Cette dernière est chargée de transformer les besoins définis par le Product Owner en fonctionnalités utilisables.
La méthode “SCRUM” est une gestion de projet collaborative qui s’appuie sur la transparence (dans les échanges et le suivi), l’inspection (revues régulières pour mesurer l’écart entre les objectifs et le travail réalisé) et l’adaptation (faculté de s’adapter à de nouveaux enjeux/nouvelles contraintes). Initiée à l’origine pour le développement de logiciels informatiques, Scrum est utilisée depuis des années comme une véritable méthode de management.
Laurence CORTINOVIS est Directrice Ressources Humaines (DRH) à temps partagé, Directrice associée au sein du réseau Finaxim ; elle utilise régulièrement la méthode SCRUM lors de ses interventions en entreprise. Nous lui avons posé quelques questions pour comprendre comment elle utilise cette méthode chez ses clients et saisir sa valeur ajoutée.
Laurence CORTINOVIS, comment utilisez-vous la méthode Scrum dans votre activité professionnelle ?
Laurence CORTINOVIS : Cette méthode structure les relations entre les managers et les équipes. Lorsque j’interviens dans une entreprise en tant que DRH à temps partagé, je constate souvent du temps perdu en réunions inefficaces. Une de mes missions consiste précisément à fluidifier l’organisation générale. Par conséquent, je forme les responsables de services à la méthode Scrum pour leur permettre d’optimiser leurs réunions et la gestion de leurs collaborateurs. Le but est ensuite d’harmoniser cette pratique dans l’entreprise.
L’application de la méthode permet d’optimiser les points quotidiens entre managers et collaborateurs. Surtout, elle stimule les échanges et met fin à une communication exclusivement descendante : les équipes deviennent participatives, elles remontent aux managers les informations pertinentes. Dans la plupart de mes missions, je mets en route cette méthode dans l’entreprise si elle n’existe pas déjà.
Je comprends. Mais décrite ainsi, la méthode Scrum ne fait que répondre aux rudiments du métier de manager : être dans une écoute constructive avec ses collaborateurs ?
L.C. : Ce n’est pas aussi simple que ça. La méthode structure les échanges et utilise des outils de gestion de projets en ligne (Trello par exemple) pour faire le point des avancées et définir de prochaines étapes. À chaque étape d’un projet (sprint), un point hebdomadaire très structuré est organisé, il passe en revue le timing, cahier des charges, budget d’un projet, etc. Un “daily meeting” très court (15 mns max.) permet aussi de préciser une situation.
Surtout, la méthode Scrum met au cœur du projet le client. Ce rôle revient au Scrum Master qui possède la connaissance du cahier des charges et des besoins du client. Lors de ces points réguliers, le Scrum Master défend les intérêts du client et émet des objections le cas échéant.
Il permet aux équipes de développement de rester focaliser sur le besoin client. Le client peut d’ailleurs être une autre équipe interne à l’entreprise. Un exemple : lorsque le service RH travaille à la restructuration d’un autre service.
En tant que DRH à temps partagé, je dois être immédiatement opérationnelle et efficace dans les PME. En formant à la méthode Scrum les équipes avec qui je travaille, je gagne en temps et en efficacité, et je m’assure que les projets avancent.
Pouvez-vous donner un exemple de mise en place de la méthode Scrum ?
L.C. : Chez un client qui conçoit des logiciels pour le milieu médical et dont les managers sont assez jeunes.
La méthode Scrum a permis d’obtenir plusieurs résultats : un gain de temps en suivi des projets, un meilleur feedback des équipes en télétravail à leurs managers, une dynamisation et harmonisation des pratiques de management et une meilleure cohésion des équipes. Ce travail a d’ailleurs abouti à l’écriture d’une charte des managers. Entre eux, les managers ont ouvert des réunions en mode Scrum avec un tableau Trello pour échanger sur les projets qu’ils ont en commun.
Scrum optimise la gestion des projets et c’est aussi une méthode de management agile. Elle accélère et dynamise les échanges grâce à un certain formalisme. Je me souviens avoir mis en place la méthode dans une entreprise de fabrication de machines industrielles dans laquelle il n’existait pas de méthode de management harmonisée.
Avec le Covid, les employés restés sur place à la production n’avaient plus aucun contact avec les équipes administratives et les cadres en télétravail… De leurs côtés, les cadres étaient démunis pour connaître l’avancée des équipes de production… Scrum a permis de renforcer la cohésion des équipes, de faire circuler l’information avec des daily meetings organisées en visio et planifier l’activité journalière.
Je comprends que la méthode Scrum donne un cadre d’action, on peut donc la compléter avec des outils d’aide à la gestion de projet agiles ?
L.C. : Oui. Je couple la méthode avec un tableau Trello, une fonctionnalité proposée sur l’application de communication collaborative Microsoft Teams. On peut d’ailleurs télécharger d’autres outils de méthode agile dans Teams. Je citerais aussi Klaxoon, un logiciel applicatif destiné à faciliter l’organisation des réunions en entreprise. Il existe aujourd’hui plein d’outils collaboratifs utilisables dans le cadre de la méthode Scrum.
Outre la formation à la méthode, qu’apportez-vous de plus aux clients chez qui vous intervenez en temps partagé ?
L.C. : Je forme les dirigeants à la méthode Scrum et je la mets en pratique dans l’entreprise. Il n’existe pas de méthode Scrum duplicable à chaque entreprise. C’est avant tout une méthodologie de travail, si bien que j’adapte Scrum aux caractéristiques de la PME chez qui j’interviens : je fais du sur-mesure. Scrum n’est pas réservée au seul secteur privé. J’ai mis en route des méthodes Scrum dans une Communauté de Communes, par exemple.
Je m’adapte aussi au contexte. Je suis intervenue dans une entreprise de plus de 300 salariés dans l’obligation légale de mettre en place une GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences). Or, le personnel RH de l’entreprise avait essentiellement des compétences en gestion de la paie. Les fiches de postes étaient obsolètes et la gestion des compétences inexistante.
Avec Scrum, nous avons créé un groupe projet “GPEC” et j’ai formé en parallèle 2 responsables RH à la gestion des compétences. Cette gestion en mode projet “Scrum” nous a permis de créer un modèle structurant de fiches de postes, de mettre en place un outil SIRH incluant un module de gestion des compétences qui sert aujourd’hui aux managers pour optimiser les entretiens professionnels et faire monter les équipes en compétences, et enfin un accord GPEC présenté et validé par le CSE.
En tant que professionnelle RH, Scrum présente un autre avantage : l’identification d’un collaborateur en difficulté. La méthode lui permet d’exprimer naturellement un besoin d’aide sur une tâche précise. Un autre collaborateur du projet peut alors lui venir en aide : cela dynamise les interactions entre collaborateurs qui s’approprient la méthode.
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