Quand on sait les difficultés actuelles pour recruter, fidéliser et motiver, l’Onboarding est devenu capital. Zoom sur les bonnes pratiques d’intégration d’un nouveau collaborateur.
En matière de recrutement, les temps sont agités pour les dirigeants et les DRH. Confrontés à un marché du travail tendu où les candidats sont en position de force sur certains postes, il leur faut déployer toute une panoplie d’arguments pour attirer et séduire de futurs collaborateurs. Mais, le challenge va bien au-delà. Comment gérer l’après et surtout l’intégration du nouveau venu ? En faisant une croix sur ce processus d’intégration, beaucoup d’entreprises se condamnent elles-mêmes à devoir recommencer leur recrutement. Pour fidéliser un nouveau collaborateur, tout se joue lors de la période d’essai et lors des 6 premiers mois …
1. Les enjeux d’une intégration réussie
Pour certains, le succès d’un recrutement se limite à l’embauche de la perle rare. Or, l’intégration de nouvelles recrues constitue un objectif tout aussi important à atteindre que le recrutement lui-même. L’Onboarding « (embarquement ») désigne la période d’intégration et d’accompagnement d’un nouveau collaborateur dans une entreprise. Pourquoi faut-il soigner ce moment et par conséquent prévoir un plan d’intégration ?
D’abord, parce que comme dans la vraie vie, la première impression est décisive ! Que diriez-vous si votre entreprise néglige l’accueil du nouveau salarié, alors que vous vous êtes donné un mal fou pour séduire cette personne dont les compétences vont bonifier les performances de l’entreprise ? Le risque : voir le collaborateur livré à lui-même préférer partir et vous faire un trait sur un profil très courtisé…
N’oubliez pas que votre nouvelle recrue a la liberté de faire marche arrière durant sa période d’essai. Elle est donc très attentive aux signaux que lui renvoie son nouvel environnement de travail.
L’échec d’une période d’essai a un coût financier certain, puisqu’il faut repartir de zéro sur un process de recrutement. C’est aussi du temps et de l’énergie dépensés en vain, car, peut-être avez-vous mobilisé un cadre ou un dirigeant à une étape du recrutement ? Selon une étude menée par le cabinet de recrutement Robert Half, 1 salarié sur 2 est prêt à démissionner au cours du 1er mois d’embauche et pour près d’1/3 d’entre eux, un accueil défaillant est cité dans les raisons qui motiveraient un départ. Ne ratez donc pas la première impression et votre onboarding !
Ensuite, parce que l’échec d’un recrutement envoie un signal négatif aux équipes en place. D’autant plus si une nouvelle embauche répond à un besoin urgent de renforcer et/ou soulager l’effectif dans une période de croissance. L’enjeu est aussi important pour l’entreprise. Si vous donnez rapidement les moyens à un nouveau collaborateur d’être efficace et productif, c’est l’entreprise qui en profite…
Enfin, sachez que l’Onboarding est une composante importante de votre marque employeur. Une entreprise qui a la réputation d’avoir un turnover élevé n’attire plus les jeunes candidats, soucieux de trouver un équilibre vie professionnelle/vie privée satisfaisant. Au contraire, si vous organisez l’arrivée et l’intégration de nouveaux collaborateurs, vous soignez votre marque employeur et vous avez plus de chance d’attirer des candidats prêts à s’investir sur le long terme. N’oubliez pas que vos salariés sont les premiers VRP de leur entreprise !
2. Organiser un Onboarding réussi
Vous l’avez compris, pour réussir l’intégration du nouvel arrivant, les premiers jours sont décisifs. C’est pourquoi il est judicieux de réunir vos équipes dans la semaine qui précède son arrivée. Vous pouvez désigner un référent, une personne qui pourra être disponible la première semaine pour répondre à des questions techniques ou liées à la vie de l’entreprise.
Donnez des éléments d’information sur le parcours et le profil de la personne embauchée, sensibilisez les salariés sur l’importance de l’accueil. Une semaine de présence suffit au nouveau collaborateur pour émettre un premier ressenti et conforter ou pas l’impression positive que lui aura faite l’entreprise lors de la phase de recrutement.
Parmi les bonnes pratiques pour faire de l’onboarding, des entreprises prennent le temps de constituer un « pack d’accueil ». Le but : remettre au candidat dès son arrivée les informations pratiques dont il a besoin (administratives, process RH) et personnaliser son accueil. Le pack peut ainsi contenir un livret d’accueil regroupant l’organigramme de l’entreprise, un trombinoscope, sa stratégie et sa vision, les avantages en nature dont il peut bénéficier. Des sociétés qui ont les moyens glissent dans leur pack de bienvenue des goodies personnalisés en lien avec leur activité.
L’accueil lors du premier jour de travail doit être particulièrement soigné. Un collaborateur de l’entreprise doit guider la personne embauchée sur son poste de travail en présentant les outils informatiques mis à sa disposition, ainsi que les lieux et les membres de l’équipe que la recrue rejoint. Ne faites surtout pas l’impasse sur les outils, ils doivent être prêts à fonctionner le jour J, les codes activés et configurés, le véhicule prêt et en état de marche si la fonction le nécessite.
Un autre impératif lors de cette première journée : prévoir un moment convivial, souvent le déjeuner, avec les collaborateurs de l’équipe. Cela permet à la personne embauchée de se sentir accueillie et de prendre ses repères. Un point en fin de journée doit être programmé avec le manager. Enfin, les entreprises les plus avancées en matière d’Onboarding n’hésitent pas à adresser au futur collaborateur, quelques jours avant sa prise de poste, le programme de sa première journée dans l’entreprise.
3. L’Onboarding des premiers mois
Voilà les éléments essentiels d’une première prise de contact. Et sur la durée, comment réussir son onboarding ?
La montée en compétences du salarié est une de vos priorités. Dans la mesure du possible, essayez de mixer l’acquisition de connaissances par des formations en présentiel et à distance. Sur ce dernier point, les outils d’e-learning ont considérablement évolué : MOOC (Massive open online course), LMS (Learning management system). Ce sont des outils pratiques et personnalisés auxquels un nouveau collaborateur peut avoir accès pour acquérir progressivement de nouvelles compétences.
N’hésitez pas à formaliser cette montée en compétences. Concrètement, cela signifie que vous savez exactement où doit en être votre recrue à 30, 60, 90 jours, et que vous que lui communiquez cette information. Cette pratique est d’autant plus vraie si vous êtes obligé d’onboarder à distance votre salarié…
Dans ce dernier cas, une bonne stratégie consiste à déléguer progressivement des missions avec des objectifs clairs et réalistes et à encourager la collaboration avec le reste de l’équipe
Toujours dans le cas de l’Onboarding à distance, il est impératif d’intégrer dans l’emploi du temps du nouvel arrivant des sessions d’intégration par petits groupes. Le but : créer des moments d’échange avec différentes personnes de l’équipe pour créer un sentiment d’appartenance et favoriser l’entraide.
Autre élément indispensable à la réussite de l’Onboarding : des points réguliers tout au long de la période d’essai. Ces rendez-vous peuvent être organisés tous les 15 jours ou 1 fois par mois. Ils sont importants pour évaluer le niveau d’intégration du nouvel arrivant dans son équipe et plus généralement dans l’entreprise. Pour le manager, il s’agit aussi d’encourager le feedback et de recueillir des informations « terrain » essentielles. Surtout, ils permettent au salarié de se situer dans un cadre de travail rigoureux. Vous pouvez aussi lui confier la réalisation d’un rapport d’étonnement remis à la fin de la période d’essai. Destiné au manager direct du salarié, il permet de repérer les dysfonctionnements et de recueillir des pistes d’amélioration.
Enfin, certaines entreprises instituent un mentoring afin de compléter leur démarche onboarding. Ce qui consiste à attribuer au nouveau collaborateur un salarié expérimenté qui connait bien l’entreprise et qui n’a pas de lien hiérarchique avec lui. Le mentor doit aider son nouveau collègue à développer son potentiel de manière autonome en partageant son expérience terrain.
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