Méthodes efficaces pour la gestion de projet

Gestion de projet : trouver la bonne méthodologie

De plus en plus d’entreprises gèrent simultanément plusieurs chantiers. La digitalisation des outils en particulier, permet aux cadres de gérer différents dossiers, avec la participation active de collaborateurs d’autres départements de l’entreprise, ce qu’on appelle des projets transverses. Le but est d’associer toutes les compétences techniques de l’entreprise pour un résultat à forte valeur ajoutée. Sur le papier, le projet est séduisant, mais dans la réalité, il est complexe à mettre en œuvre. C’est pourquoi les experts du management ont réfléchi à la mise en place de méthodologies et techniques de gestion de projets. Elles ont pour nom : Waterfall, GANTT, Lean, Kanban, etc. Nous vous proposons dans un 1er temps de faire un focus sur 4 d’entre elles, puis dans un second temps de prendre du recul et de comprendre ce qu’est une méthodologie de gestion de projet efficace.

  1. Des méthodologies aux objectifs différents

Parmi les méthodologies proposées, les méthodes dites agiles sont très plébiscitées par les entreprises évoluant dans des univers dynamiques comme le développement de logiciels ou de jeux vidéo. La méthode agile ne propose pas un processus à suivre, mais repose sur un ensemble de principes dont la finalité est d’apporter plus de flexibilité dans la gestion des tâches à réaliser.

Elle repose sur 4 valeurs qui sont : les individus et les interactions plus que les processus et les outils ; des logiciels de travail plus qu’une documentation foisonnante ; la collaboration avec les clients plus que la négociation du contrat ; et enfin l’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan.

Le Diagramme de GANTT est un outil de gestion de projet avant tout visuel. Sur une colonne de gauche est représentée une liste de projets à mener. Chaque projet est symbolisé par un rectangle dont la longueur correspond au temps estimé pour le réaliser. Un axe vertical matérialise l’unité de temps, avec une date de début et de fin. Le Diagramme de GANTT s’adapte à tous les projets et ce quel que soit le secteur d’activité.

La méthode Kanban a pour but daméliorer le rendement d’une tâche en mobilisant l’attention des collaborateurs sur les points stratégiques d’un projet. Dans le cadre de cette méthode, les chefs de projets utilisent des post-its sur un tableau blanc, ou un outil en ligne collaboratif comme Trello, pour représenter le flux de travail de l’équipe. Sur Trello, chaque tâche est matérialisée par une carte qui passe des statuts « À faire », à « En cours » et à « Fait ».

La méthode Lean est plus un thème avec des principes qu’un processus méthodologique. Son objectif : faire plus avec moins. Elle demande aux collaborateurs de s’attaquer aux 3 principaux points de dysfonctionnement qui ralentissent un projet : le Muda (ce qui alourdit le processus), le Mura (ce qui crée des variations et occasionne des frais supplémentaires dans un process rodé), et le Muri (ce qui est superflu et demande des efforts inutiles).

  1. Comment choisir la méthodologie adaptée au projet

Pour choisir la méthode de gestion d’un projet la plus efficace, il convient de se poser au préalable certaines questions. Les réponses orienteront naturellement vers un choix de méthodologie.

La première chose à faire est d’évaluer la complexité ou la simplicité des facteurs inhérents au projet : ressources disponibles ? Client ? Contraintes ? Appétence du client/des équipes au changement ?

Le second point est essentiel. Il s’agit d’évaluer la rigidité ou la flexibilité de l’environnement de travail. Il est évident que les entreprises de secteurs créatifs où l’agilité est la règle pour avancer, seront plus enclines à adopter une méthode agile. À l’inverse, un projet mené dans une entreprise à l’organisation et au management encore très vertical aura besoin de mettre en place, dès le lancement du projet, un process très cadré avec des étapes, des dates, et une distribution des rôles clairement établie.

Cette étape peut être enrichissante pour l’entreprise. Elle peut mener à choisir une méthode hybride qui l’amène progressivement à sortir de sa zone de confort, suivant qu’elle souhaite évoluer vers plus de flexibilité ou, au contraire, de rigueur.

Enfin, 2 autres points méritent d’être questionnés : est-ce que la méthodologie choisie répond aux besoins réels du client ? Et : est-ce que le process de gestion du projet est en phase avec les valeurs de l’équipe et, plus largement, de l’entreprise ? Une règle simple s’impose en la matière : choisir un cadre méthodologique qui s’adapte naturellement à la façon de penser des collaborateurs de l’équipe.

Pour conduire un projet, aucune méthodologie n’est meilleure que les autres. Tout dépend de la mesure dans laquelle elle répond aux objectifs et aux valeurs de l’organisation, aux contraintes auxquelles doit faire face l’équipe, ainsi qu’au besoin final du client. Les études terrain menées sur la question montrent que les chefs de projets choisissent souvent des méthodes hybrides qui empruntent à différents process. La preuve d’une certaine intelligence pour éviter de « plaquer » une méthodologie inadaptée à un contexte…

 

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