Optimisation des télécommunications en entreprise logistique

OBJECTIF : Harmoniser les outils de communication internes et externes tout en réduisant les coûts
MÉTHODE : Temps partagé
RYTHME : 2 jours par semaine
DURÉE : 6 mois

Entreprise

Faciliter les communications entre les sites tout en optimisant les contrats et les coûts

Dans le cadre de la politique globale d’amélioration de la productivité, la Direction des Services Généraux souhaite faciliter l’usage des communications entre le siège, les sites, les utilisateurs nomades et l’extérieur. Elle cherche aussi à réduire ses coûts téléphoniques.

  • Étudier la mise en place d’un RPV (Réseau Privé Virtuel) entre tous les sites
  • Rationnaliser les communications vers l’extérieur (clients et fournisseurs)
  • Benchmarker les coûts des opérateurs et des différents prestataires
  • Formaliser et publier la politique d’achats Télécoms

Contexte et problématique

Organisation multi-sites, avec un siège, plusieurs sites, des utilisateurs nomades et des agences régionales, témoignant d’une présence territoriale étendue. Elle dispose d’un ERP Achats, signe d’une structure mature capable de piloter ses processus de gestion de manière intégrée.

Mission et actions

  • Recueil de la vision stratégique et des besoins, et audit des pratiques existantes par type d’utilisateurs
  • Analyse des factures des opérateurs fixe et mobile, résiliation des lignes inutiles, et reprise des nombreux contrats souscrits localement dans 2 contrats cadre
  • Etude et plan de déploiement d’une solution technique permettant l’interopérabilité des différents systèmes utilisés par les agences régionales sans modification des installations existantes

Timing mission

📅  6 mois

⏱️ 2 jours par semaine

Résultats

  • A la suite de l’intervention, l’entreprise dispose d’un Réseau Privé Virtuel (RPV) de téléphonie qui facilite les communications entre les sites et pour lequel les consommations téléphoniques sont forfaitisées.
  • La gestion des contrats opérateurs et des mainteneurs est optimisée.
  • Les commandes de nouveaux services par les agences régionales sont maîtrisées.
  • Les coûts ont été réduits globalement de 10%.
  • Les utilisateurs apprécient les nouvelles fonctionnalités (numéro unique, solution sms, catalogue de services…)
  • Analyse des contrats de maintenance téléphonique et refonte sur 3 contrats cadre
  • Mise en place d’une solution de communications unifiées (sms, fax, mail, vocal) en mode Saas
  • Etablissement d’un catalogue de services en ligne utilisable par les agences régionales depuis l’ERP Achats

« La multitude des lignes téléphoniques, la diversité des technologies utilisées, la complexité des factures des opérateurs nous ont conduit au recours temporaire à une expertise externe. Au vu du gain de productivité effectué, nous avons contracté un suivi trimestriel afin d’assurer durablement la profitabilité du programme déployé. »

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