Comment faire un cahier des charges fonctionnel ? Peu utilisé aujourd’hui, les entreprises ont pourtant tout intérêt à en tirer profit. Grâce à cet outil, elles vont pouvoir exprimer leur besoin en détaillant les fonctions attendues, mais aussi les contraintes auxquelles elles sont soumises. Le cahier des charges fonctionnel (le CdCF) exprime de ce fait ce à quoi va servir votre produit ou service, de façon claire et détaillée. Comment bien rédiger un cahier des charges fonctionnel ? C’est ce que nous voyons dans l’article.
Le cahier des charges fonctionnel : définition
La rédaction d’un cahier des charges fait partie d’une étape cruciale pour une entreprise afin de bien définir ses besoins. Le CdCF est un document sous forme de tableau par lequel le demandeur exprime son besoin, en précisant les fonctions, les services, et les contraintes qui lui incombent.
Chacune des colonnes va détailler précisément ce qui est attendu de l’objet ou du service. Quand une entreprise décide de mettre sur le marché un CdCF, cela permet à tout le monde (vendeur et fournisseurs) de se mettre d’accord sur le projet. On part d’une idée, pour définir le besoin et l’analyse fonctionnelle.
Rédiger un cahier des charges fonctionnel peut également préciser le budget et le coût que votre projet engendrera. Il a donc un rôle bien précis : définir dans quel environnement un objet fonctionne et quelles actions il doit réaliser. Il se contente de définir cet environnement et ces fonctions, sans y apporter de solutions.
Quels sont les objectifs d’un cahier des charges fonctionnel ?
Comme vous pouvez vous en douter, le CdCF présente de nombreux intérêts dans la gestion de projet pour une entreprise :
- Il énonce une question claire dans le processus de réalisation d’un projet en exigeant une réponse éclairée ;
- Il permet une communication transparente et efficiente avec les fournisseurs ;
- Une mise en lumière des aspects impactant du projet (le prix, la qualité, les délais, etc.) ;
- La possibilité pour les fournisseurs de proposer des solutions innovantes pour répondre à tous les besoins du projet du CdCF ;
- L’analyse rapide des différentes solutions apportées pour répondre au besoin.
Établir un cahier des charges fonctionnel peut vous permettre d’obtenir pour un seul besoin, plusieurs solutions. En effet, en soumettant le CdCF aux fournisseurs, vous avez l’avantage d’avoir plus de critères de choix techniques, plus d’offres afin que vous puissiez choisir la plus intéressante pour vous, et accéder à l’innovation.
Les normes de réalisation d’un cahier des charges fonctionnel
Si vous souhaitez savoir comment faire un cahier des charges fonctionnel, voici une méthodologie pour le mettre en place :
- Établir une étude d’opportunité pour connaître les principaux besoins et attentes des utilisateurs, et les mettre en phase avec le contexte du projet ; c’est ainsi que vous pourrez déterminer la viabilité du projet ;
- Faire une étude de faisabilité sur différents plans : le plan économique, le plan organisationnel et le plan technique. De cette façon, vous pourrez anticiper le ROI (retour sur investissement du projet), les délais et les coûts ;
- Déterminer l’analyse fonctionnelle du besoin (AFB) qui permet de connaître les fonctions de service. Cette analyse examine les différents points de vue de toutes les parties concernées, se projette dans le temps avec toutes les étapes de vie du produit, et exprime les résultats recherchés ;
- Déterminer l’expression fonctionnelle du besoin (EFB), pour structurer l’information, créer un produit performant. Elle se découpe elle-même en quatre parties :
- La définition du besoin dans son ensemble ;
- L’élaboration des éléments stratégiques ;
- La conception des principes et concepts retenus lors des différentes phases du cahier des charges fonctionnel ;
- La description des contraintes à respecter et des fonctions de service à assurer.
Légalement parlant, le cahier des charges fonctionnel est encadré par la norme NF EN 16 271 qui décrit sa mise en œuvre, mais aussi celle de l’analyse fonctionnelle, et de l’expression fonctionnelle du besoin.
Notons qu’en cas de litige juridique, l’avantage va à l’acheteur et non aux fournisseurs à qui incombe la charge de la preuve. C’est-à-dire que le fournisseur est considéré au contrat comme l’expert, avec un devoir de conseil. Mais, l’entreprise acheteuse est juridiquement tenue au devoir d’information vis-à-vis du vendeur.
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