Mettre en place un ERP (Enterprise ressource planning) ou PGI en français (Progiciel de gestion intégré) dans une PME/PMI n’est pas une mince affaire. Pourquoi ? Car ce logiciel qui permet aux salariés d’une entreprise de travailler à partir d’une même base de données et qui intègre en temps réel la gestion opérationnelle de différents services (production, commercial, gestion, ressources humaines, logistique, …) bouleverse les habitudes de travail des collaborateurs et représente un investissement conséquent (compter en moyenne un budget compris entre 5.000 et 20.000 € HT). Pour faire le meilleur choix, il convient donc de se poser dès le départ les bonnes questions et ensuite de procéder méthodiquement par étapes.
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Quels sont les objectifs poursuivis ?
Avant de choisir le progiciel, il est crucial d’identifier les besoins et de définir les objectifs auxquels doivent répondre un ERP. Comme aussi prendre en compte les logiciels existants dans l’entreprise. Par exemple, la priorité est-elle de disposer d’une solution globale permettant une meilleure visibilité sur l’ensemble des services de l’entreprise, ou bien de réaliser des gains de productivité ? Cette analyse préalable est nécessaire, car le passage d’un système informatique à un autre prend du temps, et englobe des coûts de mise en œuvre.
Une étude préalable peut-être ainsi réalisée. Elle détaillera, points par points, les attentes de l’entreprise en termes d’activité, d’organisation et de chiffre d’affaires, les besoins identifiés dans chaque département, ou encore la mise en œuvre d’une formation.
Pour réussir la mise en place d’un ERP, il est aussi fortement recommandé de désigner des référents au sein de l’entreprise qui vont piloter le projet du début à la fin. Dans une PME, en général, le chef d’entreprise, le directeur administratif et financier et enfin un collaborateur expérimenté qui connaît bien les habitudes de fonctionnement de l’entreprise.
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Appel d’offres et Cahier des charges
Pour sélectionner le prestataire avec la solution adéquate, la meilleure stratégie est de lancer un appel d’offres. Ce faisant, cette étape impose la rédaction d’un cahier des charges très précis. Selon Claude Cordier, directeur marketing produits et services de la division PME chez Sage, il doit strictement « définir le rôle de chacun et les fonctionnalités demandées ».
La rédaction du cahier des charges est essentielle car il existe différents types d’ERP sur le marché. Du plus spécifique, c’est-à-dire développé avec des fonctionnalités adaptées à un secteur d’activité précis, au plus généraliste, soit un ERP « packagé », comprenant les fonctionnalités de base dont ont besoin les PME/PMI. En général, les ERP pour PME sont des ERP open source plus abordables grâce à l’absence de licence. Évidemment, dans le cas du choix d’un ERP plus élaboré, la transition vers le nouvel outil sera plus longue, et, surtout, demandera une collaboration plus poussée entre les collaborateurs de l’entreprise et ceux de la société chargée de l’intégration de la solution.
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Déploiement de l’ERP
Sur ce dernier point justement, les éditeurs d’ERP insistent sur l’importance d’une bonne communication entre l’intégrateur du progiciel et les collaborateurs de l’entreprise. Ce qui sous-entend que les référents du projet assurent un suivi minutieux.
Une fois la solution choisie, il existe une phase critique du projet : la réalisation d’un test grandeur nature qui permet aux référents de remonter les remarques/informations des utilisateurs sur les points à améliorer. Par la suite, une fois l’outil mis en place, l’entreprise peut choisir de faire appel à des formateurs in situ, une pratique efficace pour accompagner les collaborateurs au changement. D’ailleurs, une PME désireuse d’implémenter un nouvel ERP, peut faire appel à un consultant spécialisé, à chaque étape du projet : définition des besoins, établissement du cahier des charges, choix de l’ERP, installation de la solution, formation, remontée des informations…
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À ne pas négliger…
Parce qu’il n’est pas un outil informatique commun, avec une architecture spécifique, l’ERP peut contraindre l’entreprise à anticiper d’autres dépenses. Par exemple, l’investissement dans du nouveau matériel informatique, le rajeunissement et/ou renouvellement du réseau, ou encore l’achat d’un serveur ERP. Autre donnée à prendre en compte : le facteur humain. Outre la formation des collaborateurs pour s’approprier le nouvel outil, un nouvel ERP s’accompagne souvent d’une nouvelle organisation au sein de l’entreprise, un processus de transformation de l’organisation du travail qu’il ne faut pas négliger…
L’intégration d’un outil ERP nécessite donc de suivre des étapes successives durant lesquelles l’entreprise peut faire le choix d’être accompagnée, car les enjeux ne sont pas uniquement financiers. Un tel projet impacte en effet l’organisation du travail et suppose une relative bonne circulation de l’information au sein de l’organisation. Une fois ces étapes franchies, il faut, selon les spécialistes du secteur, une bonne année, au minimum, pour mesurer le Retour sur investissement (ROI) d’un outil ERP.
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