ERP (entreprise resource planning) : trois lettres qui se sont fait une place de choix parmi les outils dont disposent les entreprises. Toutefois, les dirigeants de TPE/PME restent souvent réfractaires au déploiement de ces progiciels dont ils ne perçoivent pas toujours l’utilité. En 2024, le taux d’équipement en ERP était de 57 % pour les entreprises comptant 50 à 249 salariés, 40 % pour celles de 10 à 49 salariés.
Et pourtant, la mise en œuvre d’un ERP (ou PGI, progiciel de gestion intégré) présente des avantages considérables pour orienter la stratégie de l’entreprise, sécuriser ses données et fluidifier ses processus par une meilleure collaboration interservices.
Vous vous interrogez sur la pertinence de cet investissement ? Cet article répond à nombre de questions en décryptant les enjeux du déploiement d’un ERP, les phases de l’opération, les bénéfices attendus et les points de vigilance. Il s’appuie sur l’expertise de Jean Dussurget, DSI à temps partagé, qui accompagne les entreprises dans cette démarche, depuis les réflexions préliminaires jusqu’à l’exploitation.
L’ERP, un outil pour les TPE/PME ?
Commençons par éradiquer une idée reçue : non, les ERP ne sont pas réservés aux grands groupes.
« Même une TPE peut avoir intérêt à mettre en place un ERP, et il existe des produits qui sont adaptés à ces structures. Toute entreprise qui fait de la fabrication ou de l’achat / revente de produits peut être cible d’un ERP. » (Jean Dussurget)
L’ERP, un outil pour organiser, améliorer et prévoir
L’ERP constitue la colonne vertébrale du système informatique de l’entreprise. Il centralise les données, les processus et les fonctions métier à l’intérieur de différents modules interreliés, formant un ensemble exhaustif. Sa mise en place traduit la volonté de l’entreprise de se structurer et de disposer de moyens pour augmenter sa productivité générale.
« L’ERP a cet avantage qu’il agglomère les données de ses différents modules dans un espace directement utilisable par les différents outils de requêtes et d’analyse, internes à l’ERP comme externes. Donc on a une vue très claire, à 360°, du fonctionnement de l’entreprise. » (Jean Dussurget)
Une entreprise utilise des logiciels spécifiques, pour traiter la gestion de ses stocks, ses référentiels, sa comptabilité, son site marchand, par exemple. L’ERP fédère tous ces produits dans un seul outil qui va mettre en relation productive l’ensemble des processus informatisés.
« Une coopérative de 50 – 60 personnes, qui utilisait plusieurs produits avec ou sans interfaces entre eux, a changé complétement son outil de négoce. Elle a optimisé sa gestion des stocks, ses commandes fournisseurs, et le traitement de ses litiges. Elle a mis en place une alimentation comptable directe et limité les ressaisies et les sources d’erreurs, parce que l’ERP gère les modules stocks, achats, ventes, comptabilité. Ainsi elle dispose de tableaux de bord proches d’une présentation de la réalité en temps réel. » (Jean Dussurget)
La mise en œuvre d’un ERP : quels acteurs, quelles étapes ?
La mise en œuvre d’un ERP doit être minutieusement préparée pour produire les résultats attendus. L’entreprise doit identifier ses axes stratégiques, et en quoi cet outil pourra l’aider à être plus performante (productive ?) et à atteindre ses objectifs. Les équipes métier, la DSI et le comité de direction rédigent conjointement le cahier des charges (voire le cahier des spécifications détaillées) pour que le produit déployé soit conforme aux attendus.
La dernière étape de ce processus préliminaire est le choix de l’outil, de son implémentation technique et de l’intégrateur qui va le propager dans l’entreprise.
« Pour un ERP, c’est bien le choix d’un triptyque logiciel-intégrateur-implémentation est plus important que le choix du produit en lui-même. » (Jean Dussurget)
La phase d’implémentation et de prise en main par les utilisateurs peut aussi se révéler assez longue. Il faut donc compter 6 à 18 mois pour la mise en place d’un ERP. Lorsque l’outil est en production, démarre la phase d’amélioration continue. Car il faut s’assurer en permanence qu’il s’adapte aux transformations de l’entreprise. C’est en écoutant les différents métiers que le DSI vérifie si des ajustements sont nécessaires pour répondre à des besoins qui peuvent évoluer très rapidement.
Quels sont les points qui exigent une vigilance particulière ?
Une étude préliminaire bien conduite et l’adhésion des utilisateurs sont des conditions sine qua non pour la réussite de l’opération.
« La résistance au changement est un des écueils importants, pour la mise en place d’un ERP. Le rejet des utilisateurs survient quand les personnes n’ont pas été correctement écoutées et accompagnées pour passer collectivement à une nouvelle manière de faire. »
(Jean Dussurget)
Et si l’outil ne répond pas aux attentes des utilisateurs, c’est souvent parce que que l’étude des besoins a été incomplète.
L’ERP, un outil qui permet une exploitation de données exhaustives et fédérées pour anticiper les perspectives de développement
L’ERP centralise l’ensemble des données de l’entreprise, qu’elles soient utilisées pour la comptabilité, les achats, les ventes ou les référentiels. Il en permet une exploitation statistique dans l’objectif d’analyser les actions passées et de comprendre comment s’améliorer. Associé à des outils d’intelligence artificielle, il insuffle une vision proactive et prédictive visant à focaliser les efforts sur les axes porteurs. Les progrès à venir de l’IA vont donner une place toujours plus importante à l’exploitation des données pour orienter, cibler puis automatiser tout ou partie de prospection, des interactions avec les clients et les orientations stratégiques.
La sécurisation des données s’ajoute aux bénéfices potentiels de l’implantation d’un ERP lorsqu’il est proposé en mode SaaS (Software as a Service : le logiciel n’est pas installé en local, sur le matériel de l’entreprise, il est hébergé dans le Cloud, sur des serveurs distants, et accessible via internet), ce qui permet à l’entreprise de déléguer une partie de sa cybersécurité, tout en veillant à son alignement avec la politique de sécurité des systèmes d’information (PSSI) instaurée.
« Pour l’entreprise, il est souvent moins onéreux et plus efficace de recourir à une prestation complète, incluant la sauvegarde des données et un plan de reprise de l’activité. Il faut rappeler qu’environ une PME sur deux a été concernée par une cyberattaque en France l’an dernier. La plupart d’entre elles étaient celles qui hébergeaient leurs propres systèmes…. » (Jean Dussurget)
Le DSI, chef d’orchestre de l’implantation d’un ERP
L’implantation d’un ERP est une aventure collective, et pour être une réussite, elle doit impliquer l’ensemble des parties prenantes. Faire dialoguer les différents acteurs, c’est la tâche parfois délicate du Directeur des Systèmes d’Information.
« L’élément crucial parmi les facteurs clés de la réussite d’un ERP, c’est une méthode projet qui fasse la part belle à l’écoute et à l’échange, à la transparence et à la prise en compte permanente des remarques et des besoins utilisateurs. Le chef d’entreprise va impulser le projet d’ERP, être le sponsor et définir les objectifs stratégiques attendus du produit mais c’est l’équipe des métiers, et l’ensemble des utilisateurs de l’entreprise qui vont déterminer leurs besoins. Le DSI est un catalyseur de la réussite du projet et pour ce faire il doit être en connexion constante avec les différents services pour les faire communiquer efficacement. » (Jean Dussurget)
Il est souvent judicieux de confier cette phase préliminaire à un intervenant extérieur qui apportera au projet son expérience et un regard distancié. L’entreprise pourra ensuite le charger également du déploiement du produit, ou faire conduire la mise en place par ses équipes internes.
En conclusion, la mise en œuvre d’un ERP est une démarche structurante pour l’entreprise. Pour qu’elle soit couronnée de succès et produise les bénéfices escomptés, elle exige l’implication de toutes les parties prenantes et les compétences d’un responsable de projet expérimenté et agile.
Jean Dussurget est DSI en temps partagé. Fort de son expertise technico fonctionnelle et de ses compétences organisationnelles, il intervient pour optimiser la stratégie informatique des entreprises et l’aligner avec leurs objectifs. C’est ainsi qu’il accompagne les dirigeants quand ceux-ci décident de mettre en place ou de faire évoluer un ERP, afin que cet outil devienne un véritable vecteur d’amélioration des performances.